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Eventos pequeños. Ventajas y puntos a tener en cuenta.

Eventos pequeñosCuando organizamos un evento, lo primero que tenemos que tener en cuenta es el tipo de evento que vamos a realizar. Para ello hay que elegir el que pensemos que sea el más adecuado para el logro de nuestros objetivos. Y también el que mejor represente nuestro estilo. Cada empresa tiene uno propio y lo ideal es que el evento refleje esa personalidad y valores para que los asocien a la marca.

En ocasiones tendremos que celebrar eventos pequeños. Tienen ciertas particularidades que los hacen diferentes del resto y que también hacen que sea distinta su preparación.

VENTAJAS DE ORGANIZAR EVENTOS PEQUEÑOS.

Atención personal. El ambiente íntimo y personal que se alcanza en un evento con un bajo número de asistentes, hace que se cree una atmósfera distendida óptima para crear y afianzar las relaciones laborales y/o empresariales.

Los invitados estarán más relajados y tendrán tiempo de conversar con el resto de participantes. Y nosotros tendremos la oportunidad perfecta para atenderles como ellos se merecen. Al ser pocos, podremos darles un trato más personal y cercano, con todos los beneficios que esto conlleva, tanto para invitados (que se sentirán como verdaderos protagonistas) como para la empresa (que construirá unos vínculos más sólidos con ellos).

Bajo coste económico. Un evento pequeño tendrá un coste mucho menor que un gran evento por lo que su organización estará al alcance de pequeñas y medianas empresas, que podrán gozar de los beneficios  de un evento sin realizar un desembolso muy importante de dinero.

Mayor flexibilidad para resolver imprevistos. Evidentemente es más fácil hacer frente a un imprevisto en eventos con 15 invitados que con 1000. Por ejemplo en caso de lluvia en un evento al aire libre, se pueden repartir 15 paraguas o resguardarse en una carpa, con 1000 invitados la solución sería más difícil.

PUNTOS A TENER EN CUENTA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PEQUEÑOS.

Elección del lugar. Al no necesitar tanto espacio, cabe la posibilidad de celebrar el evento en las propias instalaciones de la empresa. Pero si esto no puede ser, habrá que buscar un lugar idóneo para poca gente. Terrazas, salas pequeñas de hotel y espacios en centros de negocios son algunas ideas. En el caso del catering, al ser pocos, podemos optar por otras opciones como menú servido en mesa o brunch en vez del cóctel servido de pie.

Asistencia. Si este tema es de suma importancia siempre, en eventos pequeños lo es más. Si en nuestro evento para 15 personas, acuden 6, puede que no tenga sentido celebrarlo. Por este motivo habrá que hacer un seguimiento personalizado para confirmar la asistencia de cada invitado, como por ejemplo llamando por teléfono para obtener una respuesta si vemos que tarda en responder a nuestra invitación.

Trato personalizado. Siempre hay que dar el mejor trato posible, pero en eventos pequeños hay que hacer mayor hincapié en este punto, puesto que el trato debe ser más personal y cercano. Nuestros invitados tienen que sentir que estamos pendientes de ellos en todo momento, pero sin llegar a que se sientan incómodos o agobiados.

No por ser un evento pequeño hay que descuidarse. Será una ocasión magnífica para demostrar los buenos anfitriones que somos y disfrutar de un ambiente íntimo y distendido. Así que… ¡manos a la obra!

Puntos clave el día de tu evento. Pasos a seguir.

Puntos clave para el día de tu eventoUna correcta preparación es clave para la organización de eventos. Hay que intentar planificar prácticamente todo para que nada escape a nuestro control. Y si esto se produce hay que estar también preparado para esos imprevistos que siempre pueden surgir.

Vamos a tratar ahora sobre qué puntos clave hay que atender el mismo día del evento, cuando ya todo ha sido organizado y preparado. Llegado el gran día, ¿qué tenemos que hacer para que todo salga según lo planeado?

La experiencia nos ha enseñado que hay unos pasos primordiales que se han de seguir para que nuestro evento sea un éxito:

Llegar con antelación.

Aunque todo esté listo desde el día anterior o unas horas antes, hay que llegar al evento con la suficiente antelación para realizar con tranquilidad los siguientes pasos y para estar preparados para la llegada de los primeros invitados (hay que tener en cuenta que algunos se pueden adelantar a la hora de comienzo).

Realizar comprobaciones.

Hay que comprobar la seguridad (escaleras, salidas de emergencia…) y la accesibilidad (accesos de entrada y pasos, sitios reservados si los habíamos dispuesto…). Y también hay que revisar los elementos que vamos a utilizar en el desarrollo del evento tales como el sonido, iluminación, medios audiovisuales…

Últimas indicaciones al personal.

A estas alturas nuestro personal y el de los colaboradores ya tienen que estar informados de las directrices y normas. Pero no está de más dar unas últimas indicaciones. Tenemos que saber qué es lo que tenemos que hacer y a quién tenemos que acudir si hay algún problema.

Redes sociales.

Lo primero que hay que hacer es revisar la cobertura, batería y todo lo que necesitamos para la difusión del evento (estabilizador, micrófono, etc). Tanto si las redes sociales las llevamos nosotros mismos como si tenemos a alguien que desempeñe esta labor, habrá que presentarse un poco antes del comienzo para cubrirlo. De esta manera nuestros seguidores de redes estarán al tanto, sobre todo si vamos a hacer una retransmisión en directo.

Supervisión.

A lo largo de la jornada habrá que supervisar todas las partes del evento para verificar que todo está perfecto. También habrá que estar presente y disponible en caso de producirse cualquier problema o por si alguien solicitara nuestra ayuda. Y por supuesto habrá que estar preparado para solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

Seguir estos pasos nos facilitará nuestro trabajo. Nos ayudará a tomarnos el día con más calma y tranquilidad al asegurarnos que todo está bajo control.

Fórmulas para seleccionar invitados para eventos

Anteriormente hemos hablado sobre cómo elegir invitados a un evento. Distinguíamos entonces entre los eventos realizados para clientes y los realizados para clientes potenciales. En ambos casos hay que consultar nuestras bases de datos. En el post “Cómo elegir los invitados a un evento”, os contamos cómo seleccionar personalmente a nuestros invitados y qué criterios seguir para ello. Aquí hablaremos también sobre cómo elegir invitados de forma objetiva o cuando no tenemos ningún dato de ellos.

Consultar las bases de datos si queremos seleccionar personalmente a nuestros invitados.

Bases de datosEn el primer caso será muy fácil ya que al ser clientes los tendremos registrados y con todos los datos. Datos objetivos tales como nombres completos y datos de contacto, y subjetivos como anotaciones particulares sobre cada uno de ellos. Este punto es muy interesante si no lo tenemos ya incorporado en nuestras bases de datos. Te permiten conocer aspectos que no están fijados en los formularios, pero que nos dicen mucho de nuestros clientes.

En el segundo caso hay que consultar en las bases de datos de clientes potenciales las personas que se han puesto en contacto con nosotros o que se han interesado en nuestros productos o servicios, aunque al final no los hayan adquirido. Y también las personas que hayan rellenado alguna vez nuestros formularios, encuestas o nos sigan en redes sociales. SIEMPRE teniendo muy cuenta la Ley de Protección de Datos que con el paso del tiempo se ha ido endureciendo.

Sorteos y concursos para seleccionar a nuestros invitados de forma objetiva.

Otra fórmula para seleccionar invitados a un evento es la de los sorteos o concursos por redes sociales que hoy en día están funcionando muy bien. Es una forma de premiar a tus seguidores, sean clientes o no, porque muestran interés por tu marca o empresa. Además en redes sociales tendrás más repercusión porque los seguidores están acostumbrados a moverse en este ámbito y son participativos.

Puedes optar por un sorteo en el que se eligen al azar los ganadores entre todos los participantes. Hay que acordar unos requisitos para poder participar. Por ejemplo ser seguidor del perfil de la empresa (o hacerse seguidor), responder a la publicación, compartirla. Aquí también es importante incluir las bases legales, la ley de protección de datos y respetar las reglas que tenga establecida cada red social.

Y puedes optar por un concurso en el que se eligen los ganadores en base a una premisa: el más original con un comentario, la mejor fotografía, el mejor montaje, la mejor idea, etc. En este caso hay que estar seguros de nombrar a un juez o grupo de jueces lo más imparcial posible porque suelen surgir más susceptibilidades que con el sorteo.

Ya veis que hay muchas fórmulas a la hora de seleccionar a los invitados a un evento. Optaremos por unas u otras dependiendo del objetivo del evento, del tipo de público y de la filosofía de la empresa.

Claves para elegir el mejor lugar para nuestro evento

Sala de reuniones en eventos

Uno de los factores más importantes a la hora de organizar un evento es el lugar en el que se va a celebrar. En función del sitio escogido va a depender mucho nuestro éxito. Además es la parte a la que vamos a destinar la mayor cantidad de nuestro presupuesto.

Hay eventos que no precisan la contratación de un lugar ajeno a la empresa anfitriona ya que se pueden celebrar en sus propias instalaciones. Por ejemplo reuniones, presentaciones de producto, charlas informativas, pruebas de producto, celebraciones de empresa, etc.

Pero pueden surgir otros eventos, que por sus características o condiciones específicas, requieran de la selección de un lugar concreto que cubra esas necesidades. Como ocurre en casos en los que buscamos unas instalaciones determinadas de las que nosotros no disponemos por capacidad, tecnología, posición estratégica, etc.

Para elegir el mejor lugar de celebración para nuestro evento tenemos que tener en cuenta varios aspectos:

La situación, lo más importante para elegir el lugar del evento.

Es uno de los puntos más importantes porque de él va a depender en gran medida la asistencia de los invitados. Habrá que buscar un sitio con buenos accesos y comunicaciones para facilitar la llegada de los asistentes, sin olvidar tampoco los espacios de aparcamiento.

Capacidad del recinto del evento.

Evidentemente no es lo mismo un evento con 50 invitados que con 1.500. Dependiendo del número de personas que acudirán, contando no solo con invitados sino también con organizadores, colaboradores y personal, tendremos que elegir el lugar que mejor se adapte en cuanto a capacidad se refiere. No tiene sentido celebrar un evento con 100 personas en un recinto con capacidad para 800 ni por precio ni por imagen, ya que parecería que han faltado muchos invitados, daría un aspecto “desangelado” por así decirlo.

Seguridad ante todo.

Este es otro punto que nunca debe pasarse por alto. Siempre nos tenemos que informar de los permisos necesarios para celebrar un evento en un determinado lugar o pedir que ese lugar que contratamos nos enseñe los permisos correspondientes, es nuestro deber y nuestro derecho si no queremos tener problemas. También habría que revisar las instalaciones para verificar que se encuentran como es debido: escaleras o escalones señalizados, puertas de emergencia practicables, existencia de extintores de incendio, alarmas, etc.

Disposición de medios materiales y tecnológicos.

Tendremos que comprobar que disponen de los medios materiales y tecnológicos que necesitamos tales como el número suficiente de mesas y sillas, micrófonos, sistemas audiovisuales, etc.

Listado de servicios ofertados en el lugar del evento.

A la hora de elegir el mejor sitio hay que valorar los servicios que nos ofrece como el catering, música, contratación de personal, decoración…

La accesibilidad a un evento para todos.

Un factor que no debemos pasar por alto si queremos que nuestros invitados puedan acceder y se sientan cómodos en nuestro evento sin ningún problema sean cuales sean sus características. Habrá que revisar si el sitio cuenta con espacios reservados, rampas, ascensores, puertas de acceso adecuadas, aseos adaptados, todo para que nadie se encuentre con ninguna barrera.

Experiencia y opiniones, la mejor forma de informarse.

Como en todo, nuestro consejo es información. Hay que indagar y buscar opiniones del sitio e informarnos sobre otras celebraciones para conocer su desarrollo y resultados. Normalmente no es algo que se esconda, por lo que podremos averiguar muchas cosas tanto en internet como en las redes sociales.

Esperamos haberte ayudado en la difícil tarea de elegir el mejor lugar para celebrar tu evento. Lo ideal sería hacer una base de datos con lugares que hemos visitado o conocemos para cada tipo de evento. Una vez que la tengamos, nuestra labor será mucho más fácil.

Detalles que encantarán en un evento.

Decoración en eventos

Como decimos siempre, en los eventos todo cuenta, hay que cuidar hasta el más mínimo detalle. Y precisamente es eso, las pequeñas cosas, los detalles, los que hacen que un evento sea especial, diferente y que deje un buen sabor de boca a sus invitados. Y eso es lo que queremos conseguir, que lo recuerden con una sonrisa, que sea una buena experiencia para ellos.

Pequeños y grandes detalles podemos encontrar en todos los ámbitos (iluminación, ambiente, atención del personal…) pero nos vamos a centrar en los que creemos que causan mayor impacto:

Una buena decoración salta a la vista.

Una decoración llamativa, original y elegante hará que tus invitados, además de sentirse cómodos, disfruten de su estancia. Y esto tendrá repercusiones positivas puesto que muchos de ellos se harán fotografías y lo mostrarán en sus redes sociales. Así conseguiremos mayor difusión y de una forma totalmente voluntaria y espontánea, sin tener que recurrir a estrategias comerciales.

El photocall en un evento nunca falla.

Un elemento cada vez más presente y que da mucho juego es el photocall. Puede estar presente toda la velada para que los invitados se hagan fotografías en el momento que ellos elijan. Se puede optar por colocar en él accesorios que puedan usar los asistentes o incluir ciertos productos de la marca o un producto en cuestión si es que se trata de una presentación. También es una buena herramienta para hacer branding ya que en todas las fotografías se visualizará el logo o marca de nuestra empresa.

Un catering que entra por los ojos.

El catering es un elemento esencial que esperan todos y es una buena oportunidad para lucirse. Habrá que cuidar la calidad y prestar mucha atención a la presentación. Como en el caso de la decoración, un buen catering presentado de una forma original y llamativa no pasará desapercibido.

Espectáculos.

Otro elemento que suele encantar a los asistentes a un evento son los espectáculos. Pasarán un rato ameno y entretenido y eso será un punto que jugará mucho a nuestro favor para que tengan una buena experiencia con nosotros. Pueden ser actuaciones de grupos musicales, monólogos, exhibiciones artísticas, etc.

Un obsequio al final del evento siempre gusta.

La entrega de un obsequio al final del evento siempre es algo que gusta y que agradecen. Intentaremos que sea algo práctico, que tenga relación con nuestra empresa y que incluya nuestro logo o marca de forma discreta.

Un escrito de agradecimiento es todo un detalle.

En días posteriores al evento, podemos enviar por email o por escrito (dependiendo del tipo de evento e invitado en cuestión) un texto de agradecimiento por la asistencia y participación de los invitados. Es algo que no siempre se hace pero es un detalle que seguro encantará.

Estas son solo algunas ideas pero existen muchísimos detalles que harán que tu evento sea recordado de forma especial.

Usar Email Marketing para tus eventos.

El email es una de las herramientas imprescindibles para todos a día de hoy, especialmente si hablamos de empresas. Es la forma más rápida, y en muchos casos, más formal, para comunicarnos con clientes, proveedores o potenciales clientes de nuestro producto o servicio.
Es por ello que el email marketing es tan interesante para una empresa.

¿Qué es el email marketing?

email marketing eventos

Según la definición de Wikipedia el email marketing es:
“Enviar un mensaje comercial directamente utilizando como canal el correo electrónico. En su sentido más amplio, cada email que se envía a un cliente o potencial cliente puede ser considerado como email marketing. Normalmente implica utilizar un correo para enviar anuncios, peticiones de negocios, solicitar ventas o donaciones, y está principalmente orientado a crear lealtad, confianza, o concienciación de marca.”
A partir de esta definición podríamos decir que lo que el email marketing nos ofrece es la posibilidad de contactar con nuestros clientes o posibles clientes.

Nuestra base de datos, la clave del email marketing.

Una de las posibilidades que el email marketing nos ofrece es la de contactar con clientes actuales por medio de nuestra propia base de datos. De este modo conseguimos hacerles llegar cualquier oferta que creamos que puede ser de su interés.

Otro aspecto importante del email marketing es la gestión de los envíos. No debemos abusar de esta herramienta, debemos tener un equilibrio bien definido en cuanto a la frecuencia de los envíos. No se trata de hacer que se cansen de nosotros, se trata de añadir valor en nuestra relación con él y generar un “acto de presencia” en la mente del cliente.
No debemos olvidar que el email marketing es una herramienta ideal como apoyo de campañas. Si generamos una campaña en la que recojamos leads, estos podemos gestionarlos mediante el email marketing para conseguir una conversión. Incluso si no llega a adquirir nuestro producto, lo podemos tener pendiente como campaña de emailing tipo “recordatorio”.

Esos datos formarán nuestra base de clientes en el futuro.

Envíos masivos de Email marketing.

A la hora de realizar envíos masivos, contamos con muchas herramientas para ello.

Algunas de carácter gratuito (en sus versiones básicas y limitadas) y otras con formato de pago al 100%.

Una de las más conocidas es MailChimp. Esta herramienta en su versión gratuita nos permite una cantidad bastante alta de envíos, pero si va a ser una herramienta habitual, lo aconsejable es adquirir la suscripción. El precio no es caro para las grandes posibilidades que nos ofrece la plataforma.
Estas plataformas, Mailchimp o similares, nos ofrecen además todos los datos que pueden interesarnos de nuestros envíos: porcentaje de apertura del mail, clicks en los vínculos, etc, etc Cifras que nos darán una pista de lo efectivos que estamos siendo.
A la hora de crear un evento, el email marketing está más referido a clientes. Estos envíos para grandes citas o acontecimientos importantes nos aportan una visión muy clara de cómo está marchando la convocatoria.

 

Así que no dudes en aprovechar todo el potencial del email marketing, y si necesitas una agencia especializada, en VSD-Events también nos encargamos de las convocatorias de tus eventos. Más de 14 años nos avalan.

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