A la hora de celebrar un evento hay que cuidar todos los detalles y uno de ellos, y además de suma importancia, es la elección de los azafatos y azafatas. Habría que elegir una agencia especializada con experiencia en el tipo de evento que queremos celebrar. Para ello nos serviremos como siempre de reseñas en internet, comentarios en redes sociales, referencias de profesionales del sector…

Y no hay que olvidar que existen diferentes tipos de azafatos y azafatas, por lo que es necesario que tengamos claro qué tipo es el más adecuado para nuestro evento: azafatos/as de imagen, de congresos, de protocolo, promotores, etc.

Ellos serán nuestros ayudantes en esta labor de organización y serán los encargados de realizar en general las siguientes funciones:

  • recibir a los invitados y dejar constancia de su asistencia en un registro.
  • proporcionar información sobre el funcionamiento y las normas del evento.
  • atender y solventar cualquier duda que puedan tener los asistentes.
  • entregar documentación, obsequios…
  • servir de apoyo a los organizadores y estar preparados para actuar frente a imprevistos.

En definitiva serán parte fundamental del evento porque contribuirán, positiva o negativamente, a la creación de la imagen de la marca o empresa anfitriona.

¿Qué debería tener un buen azafato o azafata?

Buena imagen, en cuanto a presencia y disposición se refiere. Porque no solo nos referimos a que su vestimenta sea la adecuada a cada ocasión (aunque normalmente estarán uniformados), sino también a la actitud mostrada. No es lo mismo un azafato/a que se muestre dispuesto a ayudarnos con buena cara que uno que esté con la cabeza agachada, los hombros caídos y con cara de pocos amigos.

Hay que tener en cuenta que la buena imagen siempre esté acorde con la nuestra, es decir que si somos una empresa de tatuajes, lo ideal sería elegir azafatos/as que pudieran lucir los suyos, algo que no tendría ningún sentido para un evento de distinto carácter.

Habilidades comunicativas, debe ser capaz de entender fácilmente y hacerse entender. Deben ser concisos, claros y concretos en sus explicaciones para que no haya equivocaciones que a veces pueden causar un gran problema.

Información sobre el evento y el anfitrión, tienen que estar al tanto sobre el funcionamiento y las normas porque ellos son los que tienen que informar a los invitados y resolver las dudas que puedan surgir. Además también deberían conocer algunos datos básicos de la empresa o la marca organizadora (a qué se dedican, para qué es el evento, producto que presentan, etc). Si son promotores, qué duda cabe que tendrán que estar completamente informados sobre el producto o servicio del que se va a tratar.

Buen trato con la gente, en donde destaque la amabilidad, la empatía y una de las cosas más importantes en los trabajos de cara al público: la asertividad. Una habilidad imprescindible y algo muy valioso que te sacará de un apuro en los momentos más controvertidos.

Así que ya sabes, rodéate de los profesionales adecuados y tendrás éxito en todos tus eventos.