Invitaciones para eventos. Detalles que debemos cuidar.
Siempre decimos que cuando organizamos un evento, todos los detalles cuentan. Y uno de ellos, muy importante porque es la primera imagen que se van a llevar de nuestra marca o empresa, son las invitaciones.
Las invitaciones reflejan el interés que se tiene para que esa persona asista a nuestro evento y es el primer acercamiento que tenemos con ella, por lo que debemos causar una buena impresión con una invitación clara, ordenada, con una buena redacción, con una presentación que llame la atención para que no se les pase por alto y despierte su interés… Con el uso de las nuevas tecnologías incluso podemos incluir fotografías, un pequeño vídeo o enlaces a una página web donde ofrezcamos más información.
Como ocurre con todos los detalles de nuestro evento, las invitaciones también tienen que transmitir nuestra filosofía y mostrar nuestra imagen, por lo que si nuestra empresa es moderna e innovadora, esto tendría que verse reflejado en ella. Además de tener en cuenta el aspecto de la invitación también hay que atender a la forma de hacerla llegar. Si nuestra empresa apuesta por el cuidado del medio ambiente, habrá que elegir el correo electrónico y no el uso del papel.
Eventos muy formales
Para eventos de gran seriedad, con mucho protocolo y con asistentes de gran notoriedad, lo suyo es que la invitación se haga por escrito; pero para los demás que no requieran tantos formalismos, podemos hacerlo por los medios que tenemos a nuestro alcance hoy en día como el teléfono, el correo electrónico o una combinación de los dos.
Consideramos que el correo electrónico es la mejor opción por la rapidez, coste y ahorro de papel, entre otras cosas; pero en algunos casos se hace necesario el uso del teléfono como por ejemplo cuando contamos con muy poco tiempo para la celebración de nuestro evento y necesitamos una respuesta rápida.
El uso del teléfono también es aconsejable cuando no hemos tenido feed back de los invitados, con el objetivo de confirmar su asistencia y verificar la recepción del mail puesto que en algunos casos pueden no llegar o se hayan podido enviar a una dirección errónea.
¿Cuáles son los datos que debemos incluir en nuestras invitaciones?
Lugar, fecha y hora del evento.
Ni que decir tiene que estos datos son obvios. Tendrán que estar muy claros y especificados en el caso de la hora con el formato 24 horas o indicando am o pm y en el caso del lugar incluyendo un pequeño plano, coordenadas…
Planificación de la jornada.
Hay que añadir una breve pero precisa referencia de la planificación del evento y las partes en las que se va a desarrollar la jornada, para que se sepa con antelación qué van a hacer y qué tipo de evento es y sobre qué hora terminará, datos importantes a la hora de decidir la asistencia a un evento.
Confirmación asistencia al evento.
Debemos facilitar una forma de contacto para que los invitados confirmen su asistencia que puede ser por teléfono, correo electrónico o a través de una landing page.