Artículos etiquetado con: Blog

Protocolo en eventos. Aspectos a tener en cuenta.

Empecemos por saber qué es el protocolo.

El protocolo es un conjunto de normas de cortesía de obligado cumplimiento en los actos  oficiales, cuando asisten representantes institucionales, autoridades públicas o miembros de la Casa Real. En estos casos hay que estudiar con sumo cuidado aspectos como el recibimiento de invitados, la etiqueta, la posición de determinadas personalidades en fotografías, la colocación de invitados en mesas, la posición de las banderas, el uso de himnos, etc.

“Las reglas de protocolo están fijadas por la tradición o costumbre.”

Recepción protocolo eventos

Todas estas normas están pactadas y digamos reglamentadas para que siempre se sigan las mismas pautas. Por ello si organizamos un evento de estas características, lo mejor es contar con un experto en el tema o hacerse con unos buenos manuales o guías y seguirlas a rajatabla. Nosotros recomendamos la primera opción.

Protocolo empresarial puede marcar la diferencia.

En los eventos empresariales el protocolo también juega un papel fundamental aunque no de una forma tan estricta como en otros casos. El protocolo marca las reglas de comportamiento y funciona como una guía para “el saber hacer y estar” en un evento.

Así pues, tendremos que prestar especial atención en el protocolo a seguir en los siguientes aspectos:

Recibimiento de invitados.

Hay que acordar cómo será el recibimiento de los invitados a un evento y establecer una fórmula especial para invitados importantes en el caso de haberlos. No se puede recibir de la misma manera a un empleado o asistente al evento que al director general de una empresa. Si hemos invitado a directivos de otras empresas habrá que recibirlos de una manera especial y no sólo variará la forma de recibirlos sino también la persona que los reciba dependiendo de su importancia. Normalmente la persona que debe recibir a un invitado especial tiene que tener, al menos, el mismo cargo que éste.

Presentaciones.

De la misma manera que en el caso anterior,  hay que respetar el rango en el momento de las presentaciones. Las personas de menor categoría serán presentadas a las de mayor categoría, es decir el empleado será presentado al jefe. En las presentaciones hay que levantarse, en caso de estar sentado, quitarse las gafas de sol, en caso de llevarlas, y quitarse los guantes para el apretón de manos.

Protocolo a seguir con la etiqueta.

De este asunto ya os hablamos en un nuestro post ¿cómo elegir etiqueta para un evento?. Lo adecuado es seguir las normas de etiqueta si las hubiera y si no, habrá que dejarse llevar por el sentido común 😉

Agradecimientos en el protocolo.

Es importante que en el discurso de bienvenida y de despedida se agradezca a los invitados su asistencia. También es recomendable, dependiendo del tipo de evento, enviar una nota de agradecimiento después del evento, al menos a los invitados más destacados.

El protocolo nos sirve de ayuda para saber cómo actuar correctamente y además, si se tiene en cuenta en la celebración de un evento, mejorará nuestra imagen notablemente. ¡No te olvides de él!

¿Cómo elegir los invitados para un evento?

Si anteriormente hemos hablado de la importancia que tienen las invitaciones a un evento, en esta ocasión lo haremos sobre lo que es lo más importante de todo: los invitados. Ellos podrán convertirse en clientes fieles de nuestro producto y/o en embajadores de la marca y todo ello, depende en gran medida, de la experiencia que vivan en nuestro evento.

Habrá que tener muy en cuenta entonces aspectos tales como la forma en la que seleccionaremos a nuestros invitados y a través de qué canal lo haremos. Una correcta elección y un gran poder de convocatoria harán que tengamos más posibilidades de éxito.

Elegimos a nuestros invitados dependiendo de cuál sea nuestro objetivo.

 

Según el objetivo que queramos conseguir sabremos a qué tipo de público nos tenemos que dirigir. Lógicamente no elegiremos a los mismos invitados si queremos recaudar fondos en una gala benéfica, que si vamos a presentar un nuevo producto.

En nuestro caso nos centraremos en dos tipos: clientes y clientes potenciales, pero también pueden ser empleados (eventos corporativos), profesionales de medios de comunicación (ruedas de prensa), etc.

Eventos para clientes: afianzar relaciones y estrechar vínculos.

Si en nuestro evento queremos conseguir estrechar las relaciones con nuestros clientes y consolidar vínculos, les invitaremos solamente a ellos. Si el número de clientes supera el número de asistentes que podemos invitar, tendremos que seleccionar a algunos bajo un criterio.

Cada uno decide en qué aspectos se basará para la elección en función de cada caso, pero normalmente lo decidiremos por importancia (los que más valor nos reportan), trayectoria (los que llevan más tiempo confiando en nuestra empresa) y por su potencial (los que pensamos que más nos aportarán en el futuro).

Por tanto buscaremos en nuestras bases de datos y archivos la información necesaria para realizar la mejor selección.

Eventos para clientes potenciales: darse a conocer.

Por otra parte, si la finalidad que perseguimos con nuestro evento es la de presentar un producto o servicio, promocionarnos, o simplemente conseguir que se hable de nuestra marca (siempre teniendo claro nuestro fin principal), debemos invitar a nuestro público objetivo.

Según el producto o servicio en concreto, tendremos definido un target, que son los clientes potenciales a los que pensamos que tienen que ir dirigidos todas nuestras acciones y esfuerzo. Estos serán los que más probabilidades tienen de convertirse en nuestros clientes (si vendemos cunas para bebés no nos dirigiremos a adolescentes, pero sí vendiéramos videojuegos, estos formarían parte con seguridad de nuestro público objetivo).

En este tipo de eventos no debemos olvidarnos nunca de invitar también a periodistas, influencers, blogueros, youtubers, etc, que nos ayudarán en nuestra labor de darnos a conocer porque ellos nos harán llegar a más gente y de una forma digamos menos comercial, ya que su mensaje  se ve como algo personal.

Por tanto elegiremos a nuestros invitados, dependiendo de cuál sea nuestro caso y de lo que pretendamos conseguir con nuestro evento. Esta elección supondrá un factor decisivo para nuestro éxito.

¿Cómo elegir etiqueta para los eventos? Claves imprescindibles.

Quién más y quién menos ha tenido dudas sobre esta cuestión en algún momento para asistir a una boda, a una cena de empresa, a una presentación, etc…

El ir correctamente vestido a un evento es algo a lo que debemos darle una gran importancia, ya que incide directamente en la imagen que los demás van a hacerse de nosotros. Es la primera imagen, la primera impresión que dirá mucho de nuestra actitud y estilo.

Aunque es evidente que no es solo lo que cuenta, si no respetamos la etiqueta marcada o no elegimos la adecuada, puede ser difícil luego quitarnos “de encima” la imagen preconcebida que se han hecho de nosotros.

Reglas de oro para tu etiqueta en un evento.

Respetar siempre las normas de etiqueta. Si en un evento indican la etiqueta, hay que cumplirla si no quieres parecer descortés o desconsiderado y si no quieres quedarte “fuera” (en algunos sitios la etiqueta es de obligado cumplimiento y si no se lleva implica la denegación de acceso al acto).

No hay que destacar, sino que hay que ir acorde con el tipo de evento al que se acude. A veces es difícil acertar pero el término medio siempre es el mejor. No hay que ir de más, pero tampoco de menos o quedarte corto. Cualquiera de los dos extremos hará que estés incómodo, no disfrutes y no puedas desenvolverte con total naturalidad.

Fíjate en los demás invitados al evento.

Fijarse en el anfitrión. Tanto si es una persona como una empresa o marca, el anfitrión marcará en cierta medida la etiqueta de sus eventos. Hay que fijarse si es un acto formal o informal, de tinte clásico o moderno y buscar algunas pistas que nos puedan ayudar. No es lo mismo ir a una presentación de una lujosa marca de relojes que a una presentación de un nuevo videojuego por ejemplo.

La hora de celebración, factor fundamental. Que el evento sea por la mañana, por la tarde o por la noche será algo a tener muy en cuenta a la hora de elegir nuestra vestimenta. Dependiendo del tipo de evento al que se acude y cuando no estén marcadas las normas de etiqueta, normalmente la noche será la más indicada para etiquetas más elegantes y colores oscuros, mientras que por el día pueden tener cabida las etiquetas más desenfadadas y colores claros. Eso sí, siempre atendiendo al tipo de evento que se celebre.

Preguntar y buscar información sobre el evento.

En el caso de que en la invitación no esté indicada la etiqueta y se tengan muchas dudas, lo mejor es preguntar a los organizadores del evento. También se puede buscar información en páginas webs, foros, blogs e investigando en las redes sociales.

Si es una empresa o marca por ejemplo, para buscar fotografías de eventos que se hayan celebrado anteriormente y que puedan servirnos de referencia.

Claves para elegir tu formación. (Parte 2)

En esta ocasión vamos a seguir hablando de las claves para elegir el curso ideal. En un post anterior intentamos decidir si es mejor un curso online o presencial, estudiando sus pros y sus contras y atendiendo a nuestras necesidades. Ahora vamos a ver otra de las cuestiones que hay que tener muy en cuenta a la hora de elegir nuestro curso y que es de suma importancia sobre todo para nuestra organización.

Duración del curso.

Está relacionado con el objetivo que quieres conseguir y marca la diferencia entre formarse en un tema determinado y especializarse. En este punto nos encontramos básicamente con tres tipos de cursos: de duración corta, los de tipo “seminario” y los de duración larga.

Normalmente los cursos con una duración corta (de entre 20 y 60 horas) están pensados para ser un acercamiento a una determinada materia, para familiarizarse con ella. Una base que nos proporciona los conocimientos necesarios para desenvolvernos en ese sector profesional, aunque sin ser unos especialistas.

Además una vez realizados, tendremos más capacidad para decidir si queremos adentrarnos con más profundidad en dichos contenidos o en otros. No sería la primera vez que nos hacemos una idea preconcebida de algo que luego no cumple nuestras expectativas. Mejor que nos demos cuenta de eso en un curso de pocas horas y bajo coste que no con uno largo y costoso, si no sabemos con seguridad qué es realmente lo que queremos.

Formación tipo seminario.

Los cursos de tipo “seminario” (de 1 ó 2 días) son los que tratan de algo muy concreto y específico pero destinados a profesionales que  provienen del mismo mundo laboral al que se refieren. Es una forma de complementar nuestra formación y de estar en constante reciclaje, para no sentir que nos quedamos atrás en los adelantos en nuestro sector, constantes sobre todo en el mundo digital.

Los cursos con una duración más larga (a partir de 80 horas) son los que forman a una persona en una materia concreta. Se la presentan y se adentran en ella, dotando al alumno de todos los contenidos, herramientas y estrategias para que posteriormente pueda desenvolverse adecuadamente en dicha profesión.

Complementando dicha formación, nos estaremos convirtiendo en unos verdaderos expertos.

Privacy Settings
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
Youtube
Consent to display content from Youtube
Vimeo
Consent to display content from Vimeo
Google Maps
Consent to display content from Google