Sala de reuniones en eventos

Uno de los factores más importantes a la hora de organizar un evento es el lugar en el que se va a celebrar. En función del sitio escogido va a depender mucho nuestro éxito. Además es la parte a la que vamos a destinar la mayor cantidad de nuestro presupuesto.

Hay eventos que no precisan la contratación de un lugar ajeno a la empresa anfitriona ya que se pueden celebrar en sus propias instalaciones. Por ejemplo reuniones, presentaciones de producto, charlas informativas, pruebas de producto, celebraciones de empresa, etc.

Pero pueden surgir otros eventos, que por sus características o condiciones específicas, requieran de la selección de un lugar concreto que cubra esas necesidades. Como ocurre en casos en los que buscamos unas instalaciones determinadas de las que nosotros no disponemos por capacidad, tecnología, posición estratégica, etc.

Para elegir el mejor lugar de celebración para nuestro evento tenemos que tener en cuenta varios aspectos:

La situación, lo más importante para elegir el lugar del evento.

Es uno de los puntos más importantes porque de él va a depender en gran medida la asistencia de los invitados. Habrá que buscar un sitio con buenos accesos y comunicaciones para facilitar la llegada de los asistentes, sin olvidar tampoco los espacios de aparcamiento.

Capacidad del recinto del evento.

Evidentemente no es lo mismo un evento con 50 invitados que con 1.500. Dependiendo del número de personas que acudirán, contando no solo con invitados sino también con organizadores, colaboradores y personal, tendremos que elegir el lugar que mejor se adapte en cuanto a capacidad se refiere. No tiene sentido celebrar un evento con 100 personas en un recinto con capacidad para 800 ni por precio ni por imagen, ya que parecería que han faltado muchos invitados, daría un aspecto “desangelado” por así decirlo.

Seguridad ante todo.

Este es otro punto que nunca debe pasarse por alto. Siempre nos tenemos que informar de los permisos necesarios para celebrar un evento en un determinado lugar o pedir que ese lugar que contratamos nos enseñe los permisos correspondientes, es nuestro deber y nuestro derecho si no queremos tener problemas. También habría que revisar las instalaciones para verificar que se encuentran como es debido: escaleras o escalones señalizados, puertas de emergencia practicables, existencia de extintores de incendio, alarmas, etc.

Disposición de medios materiales y tecnológicos.

Tendremos que comprobar que disponen de los medios materiales y tecnológicos que necesitamos tales como el número suficiente de mesas y sillas, micrófonos, sistemas audiovisuales, etc.

Listado de servicios ofertados en el lugar del evento.

A la hora de elegir el mejor sitio hay que valorar los servicios que nos ofrece como el catering, música, contratación de personal, decoración…

La accesibilidad a un evento para todos.

Un factor que no debemos pasar por alto si queremos que nuestros invitados puedan acceder y se sientan cómodos en nuestro evento sin ningún problema sean cuales sean sus características. Habrá que revisar si el sitio cuenta con espacios reservados, rampas, ascensores, puertas de acceso adecuadas, aseos adaptados, todo para que nadie se encuentre con ninguna barrera.

Experiencia y opiniones, la mejor forma de informarse.

Como en todo, nuestro consejo es información. Hay que indagar y buscar opiniones del sitio e informarnos sobre otras celebraciones para conocer su desarrollo y resultados. Normalmente no es algo que se esconda, por lo que podremos averiguar muchas cosas tanto en internet como en las redes sociales.

Esperamos haberte ayudado en la difícil tarea de elegir el mejor lugar para celebrar tu evento. Lo ideal sería hacer una base de datos con lugares que hemos visitado o conocemos para cada tipo de evento. Una vez que la tengamos, nuestra labor será mucho más fácil.