Eventos pequeñosCuando organizamos un evento, lo primero que tenemos que tener en cuenta es el tipo de evento que vamos a realizar. Para ello hay que elegir el que pensemos que sea el más adecuado para el logro de nuestros objetivos. Y también el que mejor represente nuestro estilo. Cada empresa tiene uno propio y lo ideal es que el evento refleje esa personalidad y valores para que los asocien a la marca.

En ocasiones tendremos que celebrar eventos pequeños. Tienen ciertas particularidades que los hacen diferentes del resto y que también hacen que sea distinta su preparación.

VENTAJAS DE ORGANIZAR EVENTOS PEQUEÑOS.

Atención personal. El ambiente íntimo y personal que se alcanza en un evento con un bajo número de asistentes, hace que se cree una atmósfera distendida óptima para crear y afianzar las relaciones laborales y/o empresariales.

Los invitados estarán más relajados y tendrán tiempo de conversar con el resto de participantes. Y nosotros tendremos la oportunidad perfecta para atenderles como ellos se merecen. Al ser pocos, podremos darles un trato más personal y cercano, con todos los beneficios que esto conlleva, tanto para invitados (que se sentirán como verdaderos protagonistas) como para la empresa (que construirá unos vínculos más sólidos con ellos).

Bajo coste económico. Un evento pequeño tendrá un coste mucho menor que un gran evento por lo que su organización estará al alcance de pequeñas y medianas empresas, que podrán gozar de los beneficios  de un evento sin realizar un desembolso muy importante de dinero.

Mayor flexibilidad para resolver imprevistos. Evidentemente es más fácil hacer frente a un imprevisto en eventos con 15 invitados que con 1000. Por ejemplo en caso de lluvia en un evento al aire libre, se pueden repartir 15 paraguas o resguardarse en una carpa, con 1000 invitados la solución sería más difícil.

PUNTOS A TENER EN CUENTA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PEQUEÑOS.

Elección del lugar. Al no necesitar tanto espacio, cabe la posibilidad de celebrar el evento en las propias instalaciones de la empresa. Pero si esto no puede ser, habrá que buscar un lugar idóneo para poca gente. Terrazas, salas pequeñas de hotel y espacios en centros de negocios son algunas ideas. En el caso del catering, al ser pocos, podemos optar por otras opciones como menú servido en mesa o brunch en vez del cóctel servido de pie.

Asistencia. Si este tema es de suma importancia siempre, en eventos pequeños lo es más. Si en nuestro evento para 15 personas, acuden 6, puede que no tenga sentido celebrarlo. Por este motivo habrá que hacer un seguimiento personalizado para confirmar la asistencia de cada invitado, como por ejemplo llamando por teléfono para obtener una respuesta si vemos que tarda en responder a nuestra invitación.

Trato personalizado. Siempre hay que dar el mejor trato posible, pero en eventos pequeños hay que hacer mayor hincapié en este punto, puesto que el trato debe ser más personal y cercano. Nuestros invitados tienen que sentir que estamos pendientes de ellos en todo momento, pero sin llegar a que se sientan incómodos o agobiados.

No por ser un evento pequeño hay que descuidarse. Será una ocasión magnífica para demostrar los buenos anfitriones que somos y disfrutar de un ambiente íntimo y distendido. Así que… ¡manos a la obra!