Ya sabemos que cuando organizamos un evento todo cuenta, hasta el más mínimo detalle. Pero hay ciertas cosas que nunca deberíamos pasar por alto, errores que no debemos cometer en los eventos porque de ello depende el éxito de nuestra organización y también su imagen, la cual será difícil de renovar si resulta dañada.

Aquí te mostramos los que creemos que son más importantes:

Preparar el evento con poco tiempo de antelación.

Algunas veces es inevitable pero, siempre que las circunstancias nos lo permitan, deberíamos preparar nuestro evento con el mayor tiempo de antelación posible y no ir dejándolo para más tarde pensando que es un asunto a largo plazo, porque el tiempo vuela.

Lo ideal sería seguir un calendario en donde hayamos programado las fechas con las acciones a realizar (alquiler del lugar, contratación del catering, envío de invitaciones, etc.)

Poca planificación.

Hay muchos factores a tener en cuenta en la planificación de un evento pero uno de los más importantes, sin duda alguna, es fijar los objetivos que pretendemos conseguir. Teniendo esto presente hay que elegir la fecha, el lugar y la lista de invitados adecuados. Para ello tendremos que estudiar varias opciones para elegir la mejor y no contratar lo primero que veamos o lo que esté disponible (por esto también es importante el tiempo de antelación del que hablábamos antes).

A partir de aquí seguiremos planificando en orden de importancia hasta dejar todo organizado, hasta el último detalle.

No estar preparado ante imprevistos.

Tan importante es organizar un evento desde la A hasta la Z, como estar preparado ante las eventualidades que puedan surgir. Hay que analizar nuestro evento para identificar los posibles problemas que se nos puedan presentar. De esta manera podemos estar alerta, anticiparnos a ellos y estar preparados para actuar de inmediato si finalmente ocurren. Por este motivo siempre hay que contar con un plan B.

Malas formas.

Debemos estar atentos tanto a nuestro personal como a nuestros colaboradores para evitar los malos gestos, malas formas y faltas de educación. Para ello hay que contar siempre con profesionales cualificados en su sector y con orientación a la atención al cliente.

Primero deberíamos tener una charla con ellos para que tengan claro qué imagen queremos transmitir, qué errores no queremos cometer en la atención al cliente y qué estrategias y protocolos de actuación tienen que seguir en caso de problemas. Cuantas más cuestiones tengamos atadas en ese aspecto mejor, de este modo el personal trabajará con más tranquilidad y seguridad sabiendo en todo momento cómo tiene que actuar y a quién tiene que dirigirse en caso de imprevisto.

También es necesario contar con personal de nuestra total confianza que coordinen y supervisen a los demás empleados y colaboradores y que sirvan de referencia para ellos.

Así que ya sabes,  teniendo todo esto en cuenta estamos seguros de que tu evento irá sobre ruedas.