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La importancia de la iluminación en un evento.

La iluminación es otro factor que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento. Hay que prestarle la atención que se merece, puesto que su presencia es esencial y puede desempeñar muchos papeles simultáneamente. Vamos a ver en qué aspectos debemos fijarnos para decidir qué iluminación queremos en nuestro evento.

Iluminación como elemento de seguridad.

La iluminación es clave en la seguridad de un evento. Ni que decir tiene que el lugar donde se celebre tiene que tener una iluminación suficiente para ver nuestro alrededor sin problema. Puede parecer algo lógico, pero quien no se ha encontrado alguna vez en algún sitio en el que no ve casi ni por donde se pisa. En algunos sitios la iluminación es deficiente y por tanto crea inseguridad. Además, hay que contar con una iluminación extra en escaleras, obstáculos, salidas de emergencia…

Iluminación para crear ambiente.

Es uno de los elementos que más influyen a la hora de crear ambiente en un espacio. Se puede jugar con la posición, la dirección, los colores, las formas, la intensidad… Muchas son las combinaciones que podemos crear para dotar a nuestro evento del ambiente deseado para cada ocasión.

Iluminación como decoración.

Además de servir para crear ambiente, la iluminación juega un papel importante en la decoración del lugar elegido para el evento. Aquí es imprescindible la creatividad y dominar la técnica. También es importante contar con los profesionales adecuados, así como los medios tecnológicos óptimos.

Iluminación para resaltar la importancia de algo o alguien.

Podemos usar la iluminación para resaltar ciertos momentos del evento, como por ejemplo el instante en el que presentamos un nuevo producto. Podemos usarla para destacar la presencia de personalidades importantes y para enfatizar los discursos de los ponentes. Y también podemos usarla para resaltar la marca y/o los productos que tengamos expuestos.

Iluminación como elemento corporativo.

Con la iluminación no es necesario pegar vinilos o invadir el espacio con material corporativo. Podemos crear con ella logos o mensajes de marca que permanezcan fijos en sitios concretos o móviles por una zona determinada. De esta manera ahorramos en material gráfico y liberamos espacio.

Iluminación como entretenimiento.

La iluminación también puede ser el centro de atención, convirtiéndose en todo un espectáculo o como forma de entretenimiento en los tiempos vacíos. Gracias a su poder visual, puede desempeñar diversas funciones.

Luz artificial o natural.

Lo ideal es una combinación de las dos, si es esto posible. Hay que aprovechar la luz natural e intentar sacar el máximo partido. No obstante, casi siempre vamos a tener que usarla junto con la iluminación artificial.

Para elegir la iluminación perfecta para tu evento hay que estudiar el espacio y las condiciones de luz que se prevén para ese momento. Con esto y los puntos que antes hemos mencionado, seguro que tu evento brillará con luz propia.

¿Qué se debe hacer después de un evento?

En los días previos a la celebración de un evento hay mucho que planificar, organizar y preparar. Cuando llega el tan esperado día hay que estar pendiente de un sinfín de cosas y supervisando que todo salga según lo previsto. Y cuando el evento y los nervios de la jornada llegan a su fin…hay que seguir trabajando.

Y es que lo que hagamos después del evento es casi tan importante como su organización. En este momento podremos analizar lo ocurrido, comprobar resultados y tomar decisiones para la realización de futuros eventos.

Pero, ¿qué es lo que debemos hacer después de un evento?

Agradecimientos.

Hay que dar las gracias a todos nuestros invitados por su asistencia, por acompañarnos, por confiar en nosotros. Y no solo a los invitados sino también a las personas que han participado y que lo han hecho posible. Nos referimos a nuestro equipo, colaboradores, proveedores, etc. Con el correo electrónico enviar una tarjeta de agradecimiento es más fácil y menos costoso que nunca, así que no hay excusas. Es un detalle que todos agradecerán.

Lo ideal es enviar también un agradecimiento diferente y personal a nuestros invitados más importantes. Aquellos que hacen especiales a nuestros eventos o que tienen una gran relevancia para nuestra empresa.

Seguimiento en Redes Sociales.

Ya sabemos lo importantes que son las redes sociales en un evento. Hay que publicar antes y durante pero también después. Aquí también se puede agradecer a todos su asistencia. Incluso se puede recordar el evento pasado un tiempo.

Además podemos usarlas para recoger opiniones y comprobar qué es lo que más y lo que menos ha gustado. Si hemos usado un hashtag propio de nuestro evento, lo cual es muy recomendable como ya comentamos en el post “Usar un hashtag en tu evento. 5 razones convincentes”, tendremos la posibilidad de hacer un seguimiento bastante completo y concreto. Podremos hacer mediciones para conocer la repercusión conseguida.

Elaboración de informe.

Para este punto habrá que recoger datos anteriormente citados como opiniones, menciones, alcance, etc. y todos aquellos que nos ayuden a hacer una valoración del evento y a conocer los resultados que hemos obtenido con él.

Llegó la hora de decidir.

Tras todos estos pasos, ya solo queda la toma de decisiones. Habrá que celebrar una reunión en donde, ya estudiado el informe, estudiaremos las causas de lo que no ha salido como queríamos y tomaremos las medidas oportunas para que no vuelva a suceder. Asimismo reforzaremos todo aquello que ha gustado y que ha contribuido al éxito.

Ahora sí que ha llegado el momento de dar por concluido el evento. Toca aprender de los errores y disfrutar de los aciertos.

Elegir la música para un evento. Cómo acertar.

Cómo elegir la música para un evento.Se suele decir que la música amansa a las fieras. Y es que la importancia que la música ejerce sobre nosotros es más importante de lo que pueda parecer. Es capaz por sí sola de cambiar nuestro estado de ánimo o despertar una emoción con solo oír unos acordes de una melodía.

Ese poder puede jugar a nuestro favor también en la organización de eventos. Y es que la música sirve para acompañar, para ambientar y para provocar en el oyente una reacción determinada. La consecución de nuestros objetivos puede ser reforzada con el efecto de la música.

¿Música sí o música no?

Ya sabemos de la importancia de la música, pero eso no significa que esté indicada para todos los eventos. Tendremos que decidir si es apropiada para nuestro evento en cuestión. Por ejemplo para una conferencia en la que lo más importante es el discurso de los intervinientes, puede no tener sentido. Pero ponerla durante el acto de inicio y cierre y en los intermedios, puede ser buena idea para amenizar esos momentos.

Tipo de invitados.

Para elegir la mejor música para nuestro evento debemos fijarnos en las características de nuestros invitados. Serán principalmente ellos los que marquen el estilo a escoger. Nos basaremos en aspectos como la edad, perfil social, situación familiar… Ya sabemos que el tipo de invitados está muy relacionado con el tipo de producto o servicio que queremos ofrecer. Por ello, si nuestro producto es un juguete para niños pequeños, nuestros invitados serán familias, que seguro que disfrutarán con un repertorio de música infantil.

¿Qué queremos transmitir?

Depende del objetivo que queramos conseguir con nuestro evento, tendremos que elegir la música. Habrá que decidir si queremos una música que transmita relax, tranquilidad, seguridad, frescura, dinamismo, elegancia, triunfo, alegría, optimismo, etc. Cada estilo de música tiene un carácter diferente y despierta en nosotros distintas sensaciones. Hay que seleccionar muy bien la música para provocar en nuestros invitados las emociones que queremos transmitir.

Volumen adecuado de la música.

Lo ideal es que en cada momento del evento la música tenga el volumen adecuado. Por tanto habría que designar a una persona para que se encargue de dicha tarea. Habrá momentos en los que el volumen debe ser bajo para que la música sirva de acompañamiento o para crear ambiente. Mientras que otras veces lo ideal sería un volumen elevado para resaltar o dar énfasis a algo. Por ejemplo cuando se descubre un producto que se está presentando. Lo más importante es que la música se escuche a la perfección y no esté distorsionada.

Teniendo en cuenta estas cosas, ya podemos prepararnos una lista de música para nuestros eventos. De esta manera tendremos la música perfecta para cada ocasión.

Elegir catering. Consejos para triunfar.

Elegir cateringSin duda alguna, una de las cosas que los invitados esperan con impaciencia es el catering. Es uno de los momentos centrales del evento, en el que se propicia el ambiente óptimo para relacionarse. Por tanto es importante que lo preparemos atendiendo a las siguientes cuestiones:

Ajustarse al presupuesto.

Importante y necesario obviamente. Para ello hay que tener en cuenta el número de invitados, los productos que quieres poner, las personas necesarias para atender al público… Hay que intentar poner lo mejor dentro de nuestras posibilidades y en cantidades adecuadas, aunque eso de calcular es un arte. También hay que evitar el quiero y no puedo, hay ciertos productos en los que se nota mucho la calidad. Así que si no puedes permitirte uno bueno, no pongas uno cualquiera o parecerá que quieres dar una imagen a tu evento que no puedes cumplir en realidad.

Momento del evento.

No sólo la hora sino también la estación del año en la que nos encontremos serán factores decisivos a la hora de elegir el catering que se va a servir. Por supuesto no es lo mismo un evento de día que de noche, ni un evento en invierno que en verano, en donde no podemos escatimar en bebida y productos frescos (por ejemplo el gazpacho es perfecto para ofrecer en verano pero no muy adecuado para las épocas de frío). La mejor opción es elegir productos de temporada que además de tener buenos precios, van muy acordes con el ambiente.

Presentación.

Puedes elegir entre ofrecer el catering en mostradores a los que pueden acercarse los invitados si lo desean o en bandejas que circulen por todo el recinto, decisión tuya. En la presentación de los platos hay cabida para la creatividad pero dentro de un límite. Si no, podemos pecar de excesivos y eso nos será penalizado. Primordial también en este aspecto es la atención al cliente, una presentación adecuada tiene que ir ligada a una buena actitud y presencia de la persona que nos la ofrece.

Lugar de celebración.

Tenemos la gran suerte de vivir en un país muy rico en cuanto a gastronomía se refiere, pues vamos a aprovecharnos de eso. Hay que decantarse por los productos autóctonos. En cada región hay unos productos estrella que no puedes dejar de ofrecer. Como por ejemplo un buen vino en La Rioja, sobre todo si los invitados vienen de otras regiones o países.

Déjate asesorar por la empresa de catering.

Ellos son los expertos y los que mejor sabrán acertar en función de las características de cada evento. Para no equivocarte, elige una empresa con experiencia y vanguardista (que pueda sorprender en sus platos pero sin pasarse, hay que dejar para otra ocasión las apuestas arriesgadas). Para ello, el consejo que te damos siempre, busca en internet, redes sociales, etc, información de sus trabajos y opiniones sobre cómo funcionan. Hoy más que nunca la información está al alcance de nuestra mano y hay que saber aprovecharla.

Ya tienes decidido el catering, pues…  ¡a disfrutar!

Razones por las que celebrar un evento.

Razones para celebrar un eventoSi te preguntas si es una buena idea que tu empresa celebre o no un evento, aquí  te damos unas razones por las que creemos que son muchos los beneficios que te ofrece.

Comunicación directa.

En un evento la comunicación es mucho más directa que en otras acciones de marketing. Es más fácil captar la atención del público en un evento (en donde nos están viendo y escuchando porque están allí para eso) que por ejemplo con los anuncios publicitarios, a los que no se presta atención si uno no quiere o es más fácil ignorar. Por este motivo la comunicación en un evento es mucho más eficaz. Además el público está más predispuesto a escuchar e informarse. Está más receptivo y por tanto, nuestras posibilidades de éxito son mayores.

Participación.

En un evento la participación es imprescindible y nos ayuda a que los invitados se sientan importantes porque les colocamos en el centro de nuestra celebración, en el lugar que se merecen. No hay que olvidar que ellos hacen que nuestra empresa sea posible. Y es una excelente ocasión para agradecérselo, además en primera persona.

Por otro lado el feedback que se establece es muy enriquecedor para las dos partes. Los asistentes pueden obtener información de primera mano de nuestros productos y servicios e incluso en algunas ocasiones probarlos. Y nuestra empresa obtiene así una valiosa información gracias a sus opiniones y sensaciones. Es un buen momento para ver en qué acertamos y en qué nos equivocamos. Así podremos enfatizar en nuestros aciertos y aprender de los errores.

Elemento diferenciador.

Un evento nos sirve para diferenciarnos del resto, hay muchos tipos de eventos y muchas formas de organizarlos. Aquí es donde podemos jugar con la originalidad y creatividad para conseguir un evento único que nos haga ocupar un lugar distinto al de nuestra competencia.

Ofrecer una experiencia original e innovadora hará que nuestra empresa sea recordada y ayudará a afianzar las relaciones con los asistentes, tanto sean clientes como público objetivo o como empleados.

Imagen de marca.

Un evento es una buena manera de construir una imagen de marca. Para darnos a conocer, diferenciarnos del resto y que nuestra empresa sea perfectamente identificable hay que dotarla de personalidad propia.

¿Y esto cómo se consigue? Primero debemos decidir qué imagen queremos dar. Luego todos nuestros actos tienen que ir acorde con lo que hemos decidido. Por ejemplo si tenemos una empresa que apuesta por el desarrollo sostenible y que se considera respetuosa con el medio ambiente, no podemos celebrar un evento en el que nuestros invitados observen todo lo contrario porque ello dañaría seriamente nuestra imagen.

Así que no lo pienses más. La celebración de un evento es un magnífico momento para presentarnos, construir vínculos duraderos, afianzar relaciones, diferenciarnos del resto y ofrecer nuestra inimitable imagen de marca.

Cómo elegir a los mejores influencers para nuestro evento.

Cómo elegir a los mejores influencers para nuestro eventoUna de las fórmulas para que nuestro evento tenga notoriedad y mayor difusión, es la presencia de invitados importantes. A este grupo pertenecen los influencers, personas que tienen el poder de influir en los demás. Sus opiniones cuentan mucho para sus seguidores.

Sus comentarios, posts y opiniones suelen centrarse en una temática en concreto y gozan de una gran credibilidad. No trabajan para ninguna marca y eso hace que la gente los perciba como alguien de confianza, no como alguien que solo quiere vender un producto o servicio determinado. A un influencer le mueve su interés por hablar de algo que le apasiona, no su afán de ganar dinero por hablar de lo que otros le digan que hable.

Hay razones más que suficientes para considerar que los influencers pueden ser nuestros grandes aliados tanto en los eventos como para nuestra marca en general.  Pero ¿cómo seleccionamos influencers para nuestro evento? Estas son las pautas que nos pueden servir de ayuda en esta labor:

¿Cómo saber quién es influencer?

Un influencer es alguien que normalmente cuenta con un gran número de seguidores, pero no solo debemos fijarnos en eso. Un buen influencer debe tener un gran engagement con su público. Tenemos que realizar una labor de investigación para ver la cantidad de seguidores pero sobre todo la calidad. Nos interesa que interaccione con ellos y que lo haga frecuentemente y que le pidan opinión. También que le consideren importante para construir sus propias opiniones y que tenga un público fiel.

¿Cuál es el mejor influencer para nuestra marca?

Tendremos que analizar mucho sus perfiles, comentarios, respuestas… para conocer su personalidad y filosofía y comprobar que es parecida a la nuestra. Hay que estudiar a sus seguidores para ver si forman parte de nuestro público objetivo. Necesitamos influencers que compartan nuestros mismos valores y que usen un tono acorde con el nuestro (empáticos, asertivos…), que sean comprometidos. No es necesario ni mucho menos que sean apasionados de nuestra marca, pero sí que les interese mucho nuestro sector.

¿Dónde encontrarlos?

Primero habrá que buscar en nuestras propias redes sociales. Si un influencer sigue a nuestra marca, será una de nuestras mejores opciones porque eso querrá decir que somos un punto de su interés. Si además nos sigue de un modo positivo, activo y colaborador querrá decir que simpatiza con nuestra marca, lo cual le convertirá en un influencer  interesante para nosotros.

También podemos buscarlos en las distintas redes sociales a través de hashtags o con búsquedas específicas del tema que nos interesa. Buscando en Google el tema en el que se centra nuestra marca podemos detectar personas referentes en el sector y estudiar sus perfiles.

¿Ya has elegido a los mejores influencers para tu evento? Cuídalos, que la ayuda que os prestáis sea mutua y contaréis con unos grandes aliados.

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