Una correcta preparación es clave para la organización de eventos. Hay que intentar planificar prácticamente todo para que nada escape a nuestro control. Y si esto se produce hay que estar también preparado para esos imprevistos que siempre pueden surgir.

Vamos a tratar ahora sobre qué puntos clave hay que atender el mismo día del evento, cuando ya todo ha sido organizado y preparado. Llegado el gran día, ¿qué tenemos que hacer para que todo salga según lo planeado?

La experiencia nos ha enseñado que hay unos pasos primordiales que se han de seguir para que nuestro evento sea un éxito:

Llegar con antelación.

Aunque todo esté listo desde el día anterior o unas horas antes, hay que llegar al evento con la suficiente antelación para realizar con tranquilidad los siguientes pasos y para estar preparados para la llegada de los primeros invitados (hay que tener en cuenta que algunos se pueden adelantar a la hora de comienzo).

Realizar comprobaciones.

Hay que comprobar la seguridad (escaleras, salidas de emergencia…) y la accesibilidad (accesos de entrada y pasos, sitios reservados si los habíamos dispuesto…). Y también hay que revisar los elementos que vamos a utilizar en el desarrollo del evento tales como el sonido, iluminación, medios audiovisuales…

Últimas indicaciones al personal.

A estas alturas nuestro personal y el de los colaboradores ya tienen que estar informados de las directrices y normas. Pero no está de más dar unas últimas indicaciones. Tenemos que saber qué es lo que tenemos que hacer y a quién tenemos que acudir si hay algún problema.

Redes sociales.

Lo primero que hay que hacer es revisar la cobertura, batería y todo lo que necesitamos para la difusión del evento (estabilizador, micrófono, etc). Tanto si las redes sociales las llevamos nosotros mismos como si tenemos a alguien que desempeñe esta labor, habrá que presentarse un poco antes del comienzo para cubrirlo. De esta manera nuestros seguidores de redes estarán al tanto, sobre todo si vamos a hacer una retransmisión en directo.

Supervisión.

A lo largo de la jornada habrá que supervisar todas las partes del evento para verificar que todo está perfecto. También habrá que estar presente y disponible en caso de producirse cualquier problema o por si alguien solicitara nuestra ayuda. Y por supuesto habrá que estar preparado para solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

Seguir estos pasos nos facilitará nuestro trabajo. Nos ayudará a tomarnos el día con más calma y tranquilidad al asegurarnos que todo está bajo control.