Elaborar un presupuesto para un evento

Cuando empezamos a organizar un evento, una de las primeras cosas que tenemos que tener muy claras es la cantidad de dinero que estamos dispuestos a invertir en él. Este importe vendrá determinado por el objetivo que se pretende conseguir, por el tipo de evento que queramos hacer y por el número de invitados, sin olvidar obviamente que estará limitado por las circunstancias económicas de la empresa en ese momento.

Una vez que tengamos marcado un límite máximo, tendremos que elaborar un presupuesto lo más ajustado a la realidad posible e intentar dejar atados todos los cabos para no encontrarnos con sorpresas desagradables. Lo normal es que elaboremos un presupuesto estimado que poco a poco vayamos concretando.

Para la realización de un presupuesto habrá que tener en cuenta varias cosas:

Alquiler de espacio y catering.

Son las partidas más grandes del presupuesto. Para ello hay que concretar el número de invitados y eso es algo que no siempre es fácil de determinar. Cuanto más afines en la estimación de la cantidad, mejor aprovecharás el dinero. Pero recuerda, no te quedes corto nunca, un evento en el que los invitados se quedan con hambre nunca es bien recordado.

Es aconsejable negociar posibilidades de cambios de fecha o variación en el número de invitados definitivo, ya que un evento se debe organizar con mucha antelación y es frecuente que haya algún cambio entre la fecha de comienzo de planificación y la fecha de realización.

Gastos de personal.

Hay que contar con los gastos del personal contratado tanto si es de nuestra empresa (honorarios, horas extras, etc.) como si contratamos a otra (azafatas, animadores infantiles…)

También hay que incluir la presencia de invitados vip, presentadores, oradores, etc. y no solo sus gastos de contratación sino que también habrá que tener en cuenta los gastos de hospedaje, traslados y dietas.

Gastos varios del evento.

Nos referimos a todos los elementos que estarán presentes en nuestro evento tales como medios audiovisuales, decoración, transporte, invitaciones, cartelería, photocall, regalos… Debemos pensar en todas las cosas que queremos preparar y que serán necesarias para la realización de nuestro evento tal y como lo hemos organizado. No hay que olvidarse de presupuestar ningún detalle, ya que cualquier olvido hará que varíe nuestro presupuesto.

Gastos imprevistos.

Lo recomendable es contar aproximadamente con un 10 % del presupuesto para gastos imprevistos, olvidos, subidas de precio, etc. Hay que tenerlo todo bien planificado pero ya sabemos que muchas veces las cosas no salen exactamente como queremos y hay que estar preparado.

Para elaborar un presupuesto para un evento hay que ser muy minucioso y no descuidar ningún detalle, solo así conseguirás tener todo bajo control.